Foco: organize a sua vida. Agora.

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Então, você quer ter foco? Bom, primeiro você precisa de quatro folhas de papel e uma caneta. Tudo na mão? Agora, preciso que você prossiga na leitura por 5 minutos seguidos.

Pegue a primeira folha e a caneta. Anote três coisas que você quer fazer até o fim da vida – realizações realmente importantes, como aprender a tocar piano, correr a São Silvestre, publicar um livro. No topo, dê um título para essa lista: importante. Em outro papel, coloque as tarefas que você precisa cumprir hoje. Todas mesmo – pagar aquela conta, marcar uma consulta, comprar pão. Nessa, o título será urgente.

Em geral, são coisas que ninguém sente prazer em fazer – e são urgentes porque você não lidou com elas e agora o prazo está estourando. Mas tudo bem. Anote essas tarefas chatas em algum lugar para que elas não ocupem espaço no seu cérebro e vamos adiante. Na terceira folha, faça uma lista do que você precisa ou deseja resolver ao longo da próxima semana. Marcar uma reunião? Devolver um sapato emprestado por uma amiga? Buscar o resultado de um exame? Essa última folha será batizada não urgente. Acredite: você deu o primeiro passo para organizar sua vida.

Grande parte das nossas frustrações ocorre porque ficamos imersos nas tarefas diárias e não temos fôlego para as outras. O que os especialistas dizem (e você acabou de aprender) é que é preciso separá-las à força. Um diferencial das pessoas produtivas é justamente o talento para dosar atividades das três listas em sua rotina. É preciso comprar pão, mas precisamos achar tempo para ir ao dentista e marcar a primeira aula de violão. Ou seja, mesclar atividades urgentes, importantes e não urgentes sem que você acumule frustrações (ou fique sem pão para o seu sanduíche).

Sim, é um conceito simples. Mas basta rever a folha dos objetivos importantes para perceber um problema: não há como agir orientado por objetivos. Uma lista grandiosa dessas chega a ser intimidante: como realizar o sonho de correr a São Silvestre? Qual é o primeiro passo? Esses objetivos precisam se transformar em tarefas. Para isso, você precisa de uma quarta folha.

Releia a folha intitulada importante e reflita sobre como tirar essas metas do papel. Exemplo: você quer aprender a tocar violão. Você até tem o instrumento, mas não sabe tirar um acorde. Uma boa tarefa seria buscar professores na internet. Ou consultar amigos que sabem tocar violão. Nessa folha nº4, faça uma lista com três a cinco tarefas que lhe ajudariam a tirar um sonho específico do papel. E pode passar esse sonho da folha de importantes para não urgentes.

Avançamos bastante. Você já organizou a vida de uma forma que muitas pessoas nem sabem por onde começar. Ao eleger prioridades, você para de se preocupar com as tarefas descartadas. Reduz o número de informações, organiza o movimento, orienta o Carnaval. E o foco surge nessa janela.

As grandes minitarefas

Nosso cérebro não evoluiu rápido o suficiente para lidar com as distrações modernas. Enquanto o volume de informação que nos atinge só faz crescer, nossa capacidade de processá-lo segue a mesma. E, mesmo que você não preste atenção em tudo, o processo de descartar o que não interessa já compromete parte do seu cérebro. Um estudo da Universidade de Utah mostra que multitasking é um privilégio: apenas três em cada cem pessoas são capazes de cumprir várias tarefas ao mesmo tempo sem perder eficiência. Ou seja, foco é um problema mundial. Mas também pode ser pessoal. Tem um minuto para ouvir minha história?

Comecei a me interessar por técnicas de produtividade em 2012, quando comprei o livro Driven to Distraction: Recognizing and Coping with Attention Deficit Disorder (“Dado à distração: reconhecendo e lidando com o distúrbio do déficit de atenção”, sem edição brasileira). Não foi uma escolha casual: quatro anos antes, eu tinha sido diagnosticado com transtorno do déficit de atenção e hiperatividade (TDAH). A partir daí, passou a fazer sentido a dificuldade que eu tinha para me organizar, estudar e ler. Em resumo, um procrastinador serial. Você provavelmente não tem TDAH, e esta matéria não pretende curar ninguém. Mas você provavelmente já experimentou seus sintomas: distração, falta de foco, dificuldade para se planejar. Não sou nenhum exemplo de superação, mas, se você está lendo esta reportagem na edição de setembro da Super, significa que as técnicas deram certo. Terminei no prazo.

Talvez você já tenha percebido meu truque. Estou dividindo uma tarefa (a leitura desta matéria) em minitarefas. E também estou apontando o objetivo final, aonde você vai chegar. São táticas complementares que se valem de um cacoete milenar: nossos ancestrais (e seus cérebros) preferiam atividades de recompensa imediata, como caçar, em detrimento das que recompensavam só a longo prazo, como guardar lenha. Esse mecanismo até hoje nos faz procrastinar: adiamos tarefas de benefício distante (estudar para uma prova) em favor do prazer instantâneo (o joguinho viciante da vez).

Para Piers Steel, autor do livro A Equação de Deixar para Depois, a melhor estratégia é usar essa herança procrastinadora a nosso favor. Escrever ou ler um texto de dez páginas (o meu e o seu desafio neste momento) pode ser intimidador; mas, subdividido, o desafio se torna mais gratificante. Completar cada parte dá uma sensação de recompensa – e, quando você menos percebe, está tendo satisfação imediata em uma tarefa de longa duração.

Até que ponto é possível dividir projetos em minitarefas? Não há uma medida ideal, mas Steel sugere que uma tarefa comum possa ser quebrada em até cinco pedaços. “Alugar apartamento” fica mais fácil quando dividido em: 1) escolher um bairro; 2) vasculhar sites e ruas; 3) marcar visitas aos apartamentos favoritos; 4) pesar prós e contras e eleger um imóvel; 5) mandar proposta para a imobiliária. Ficou até fácil se mudar.

Além disso, minitarefas têm de cumprir alguns requisitos. Têm de ser objetivas, para você não ficar na dúvida se ela foi executada ou não. “Comer melhor de manhã” é uma tarefa ruim porque não deixa claro o que é “melhor”. Tente assim: “No café da manhã, comer uma banana e três fatias de melão”. Também é bom que minitarefas sejam curtas, garantindo o barato das recompensas periódicas. A chatice de fazer uma mala é aliviada quando dividida em “escolher a mala”, “selecionar roupas” e “colocar roupas na mala”. Também é importante que os pacotes diários de tarefas façam sentido.

Não faz sentido dar OK em “escolher a mala” e “selecionar roupas” num dia e deixar “colocar roupas na mala” para o dia seguinte – você vai dormir com a sensação de que deixou algo incompleto. Em projetos que duram vários dias (como escrever uma grande reportagem da Super), o sentimento de vencer etapas permite a você descansar de verdade. Mais importante: lembre-se de que são as tarefas que você decidiu fazer. “Estamos mais aptos a prestar atenção se for uma atenção que escolhemos”, afirma o guru da produtividade Michael Hall, autor de livros como The User’s Manual for the Brain (“O Manual do Usuário do Cérebro”, sem edição brasileira).

Olho no alvo

Próximo passo: espalhar tarefas URGENTES e NÃO URGENTES em uma agenda. Sim, é básico demais. Básico como pedir para alguém comer mais frutas: todo mundo sabe que é importante, e quantos colocam em prática? Acostume-se: a partir de agora, você vai passar o dia inteiro com a agenda aberta.

Mas seja realista: você não vai se tornar hiperprodutivo a partir de amanhã. “O ponto ideal é quando você tem confiança para encarar projetos difíceis, mas não esquece que eles são difíceis”, diz Steel. Inclua trabalho suficiente para saber que não há muito espaço para distrações, mas não lote o dia a ponto de ficar ansioso (emoções negativas prejudicam o foco, como você verá mais tarde).

O problema das minitarefas é que, muitas vezes, elas são tão micro que perdemos a noção do macro, de como elas contribuem para atingirmos nossos objetivos e organizar nossas vidas. Em mais quatro minutos, vamos falar sobre como devemos manter nossos desejos no horizonte. Veja o meu caso: estou sendo disciplinado na última semana porque preciso viajar no sábado. Tenho um evento de família no interior e não quero faltar. Essa é a minha motivação nesta semana.

Levei cinco dias para escrever esses primeiros parágrafos e estou atrasado no meu próprio cronograma em dois dias. Mas até agora não sofri o meu antigo pânico: olhar para a tela em branco enquanto as horas corriam, inclementes. Já cheguei a passar dois dias diante do computador sem conseguir escrever uma única frase. Não abandonei a profissão porque chegava um momento em que o pânico virava meu aliado, como o filósofo Alain de Botton descreveu brilhantemente: “O trabalho finalmente começa quando o medo de não fazer nada supera o medo de fazer mal feito”. Subitamente, entrava em hiperfoco, que é uma habilidade comum aos portadores de TDAH. Me sentia como Chico Xavier, como se um espírito tivesse feito o trabalho por mim. O processo todo era muito dolorido. Quando terminava a sessão mediúnica, eu estava esgotado. Pudera: condensava todo o trabalho de uma semana em 48 horas – 48 horas em que todo o resto da vida ficava parada. Repetia para mim: nunca mais.

Falhar no planejamento e procrastinar, para mim, significaria perder o evento e sofrer a ressaca do hiperfoco. Se isso acontecer, vou ficar com raiva de mim mesmo e, pior, das tarefas que estarão me impedindo de fazer o que eu realmente quero. Um cenário perfeito para bloquear minha atenção.

Por isso, você deve organizar as minitarefas de uma forma que tenha sempre seu propósito em mente. “O foco enfraquece à medida que a nossa clareza de propósito fica confusa. Atenção ocorre quando alinhamos os nossos desejos mais verdadeiros com as nossas ações. Quando fazemos isso, o foco vem fácil, acontece espontaneamente”, diz Hall. Jogo futebol com os amigos todas as noites de quinta. É um dos pontos altos da minha semana. Mas, quando eu procrastinava e via prazos se aproximando, me apavorava e cancelava minha escalação com esperanças de trabalhar à noite – que raramente rendia, porque eu ficava frustrado e perdia o foco. Decidi que nunca mais ia cancelar o futebol por causa do trabalho. Resultado: fiquei altamente disciplinado às quintas. Nunca mais precisei faltar ao jogo. Fortaleci o valor que aquele compromisso tinha na minha vida e orientei o meu trabalho em função disso – e não o contrário, como antes.

APENAS UMA VEZ

Uso três ferramentas para distribuir minhas minitarefas. Tenho um gerenciador de tarefas online que eu uso somente para as coisas de trabalho, o Asana. No passado, misturava tarefas profissionais e pessoais na mesma ferramenta. Percebi que era um erro: durante o expediente, as tarefas profissionais pareciam muito mais importantes do que as pessoais (o que é natural, já que eu estava em horário de trabalho). Mas aí eu desligava o computador do escritório e não tinha ânimo de ligar o computador em casa para lidar com os demais afazeres. A minha vida pessoal estava indo para o buraco. Decidi transferir as tarefas íntimas para um aplicativo no celular (o Any.Do). Assim, não dependia mais de ligar o computador em casa. Parece bobagem, mas a noção de propósito de cada tarefa ficou mais clara, e isso me deu mais vontade de resolvê-las porque elas surgem no ambiente apropriado.

O meu terceiro sistema é uma agenda propriamente dita, a do Google. Ela fica aberta 100% do tempo no meu navegador. Se aparece um compromisso, anoto imediatamente em vez de deixar para depois (ou nunca, como aconteceu milhares de vezes). Aprendi isso no livro Driven to Distraction, no qual os autores e pesquisadores Edward Hallowell e John Ratey me apresentaram à Ohio. Não, não se trata do Estado-pêndulo que decide eleições americanas. Ohio é uma sigla para only handle it once, ou “lide apenas uma vez”.

Funciona assim: se alguém lhe entrega um relatório chato e você decide colocá-lo numa pilha sem criar uma tarefa com hora marcada para lidar com ele, vai lidar com o relatório 1.002 vezes: quando o recebe; quando finalmente toma uma atitude; nas mil vezes que se lembrar dele com culpa entre uma ocasião e outra. Sem Ohio, você gasta muito mais atenção para completar uma tarefa simples.

“Pilhas de papéis servem como pequenas ameaças ao redor da mesa ou da sala, silenciosamente construindo culpa, ansiedade e ressentimento, além de ocupar espaço físico”, escrevem Hallowell e Ratey. No livro, os autores ligam o conceito às papeladas indesejadas, mas adotei a sigla para qualquer tarefa chata, e não apenas burocracia. Tudo o que não merece mais do que um instante da minha atenção vira uma tarefa com prazo ou compromisso na agenda. Ao ler um e-mail de trabalho, já abro o gerenciador de tarefas Asana (que também passa o dia aberto no navegador) e anoto todas as obrigações associadas ao conteúdo da mensagem. Vale também para tarefas domésticas. Se acabou o desodorante, anoto uma tarefa imediatamente no Any.Do – e o celular vai apitar mais tarde, me lembrando do problema em um horário livre – e não no meio do expediente.

Parece trabalhoso anotar tanta coisa. E, no início, é mesmo. Mas logo se torna automático, e você percebe que o custo de anotar é menor do que recordar da pilha (física ou metafórica) e da consequente angústia de saber que precisa tomar uma atitude, mas sem saber quando. Ohio mudou a minha vida e já virou parte do vocabulário diário lá em casa.

A minha meta era chegar ao final desta tarde com sete páginas prontas. Consegui? Não, faltou uma. Mas avancei, já estou satisfeito. É uma recompensa que permite encerrar o dia mais tranquilo.

Ambiente pró-foco

Voltei de viagem e acordei devagar. Faz uma hora que estou empacado. Já fiz todos os meus rituais para voltar a me concentrar. Exemplo: não estou usando relógio. Há cerca de um ano, me dei conta de que não gostava da assimetria de ter um pulso mais alto do que o outro enquanto digitava. Bobagem? Sim. Mas me incomodava de verdade. Daí, abandonei o relógio. O recado aqui não tem nada a ver com acessórios de vestuário, mas com informações que roubam nacos da atenção.

Pronto, desempaquei. Lembrei que preciso de mais dois minutos seus para explicar que planejamento não basta. Você precisa criar condições para ter foco. Sabe o ar-condicionado que você só se dá conta de que é barulhento quando é desligado? Vem um silêncio incrível. Pois você precisa aprender a desligar tudo que rouba sua atenção. Comece eliminando problemas básicos como fome, frio, qualquer desconforto físico. O psicólogo Piers Steel afirma que temos entre quatro ou cinco horas de pico de energia; sem oito horas de sono, nem isso. Faça também o possível para eliminar desconfortos emocionais: “Com emoções negativas fortes, como estresse, frustração, raiva ou medo, é quase impossível manter o foco”, diz Michael Hall.

Passei cinco anos com uma dor inexplicável na perna esquerda. Doía se eu passava muitas horas sentado na mesmo posição – ou seja, de segunda a sexta. Isso roubava minha atenção: me mexia na cadeira, procurava motivos para levantar. Nenhum médico resolvia o problema. Um dia suspeitei de que era um problema nas costas que, de alguma forma, provocava a dor na perna. Bingo. Fiz fisioterapia e resolveu. Aprendi a fazer os exercícios em casa – sim, criei tarefas diárias no aplicativo do celular para não me esquecer. E a dor nunca mais voltou. Desliguei outro ar-condicionado.

O Deus das pequenas coisas

Você fez sua lista de tarefas, adotou o método Ohio e cuidou do corpo e da cabeça, mas segue empacado. Foi o que aconteceu comigo nesse trecho por dias. Sempre que chegava aqui, ficava pensando nas férias e em um desconforto no joelho (troféu do futebol da última quinta). Não se iluda: imprevistos e distrações vão bagunçar a agenda. Por isso, é fundamental replanejar constantemente. E, se tudo der errado, replanejar tudo.

Eu não estava progredindo porque havia me esquecido de criar tarefas objetivas para concluir esse trecho do texto. Também não estava seguro sobre o que dizer. O planejamento inicial não servia mais. A última tarefa do projeto “Foco” era apenas “escrever trecho final”. Isso não serve: é vago. Decidi criar duas tarefas: explicar o poder que temos sobre as tarefas e a boa sensação de mandar o planejamento para os ares e começar de novo. Vamos lá?

Saiba que você tem mais poderes sobre suas próprias tarefas do que tem consciência. Depois que elas estão na agenda ou no aplicativo, parecem imutáveis. E, de certa forma, elas são imutáveis. São compromissos que você tem consigo mesmo – e com seus chefes, amigos, familiares. Ao mesmo tempo, boa parte das metas e atividades são escolhas essencialmente suas. Você é um Deus das suas próprias tarefas. Você tem o poder de criá-las, adaptá-las e adiá-las sempre que quiser – inclusive, como Deus, para descansar no sétimo dia.

Lembrar-se disso transforma o replanejamento numa tarefa até divertida. Todo mundo fica um pouco chateado por fracassar no plano inicial – como eu estava agora. Mas isso não pode ser desculpa para navegar na internet sem rumo. Os prazos e as minitarefas estão submetidos a uma lógica que pertence a você. Contanto que você não estrague o planejamento dos outros, está livre para replanejar. E dá um alívio saber que algumas tarefas não estão atrasadas. Elas apenas ainda não foram replanejadas.

 

Resumo vapt-vupt

Um guia rápido para manter o foco afiado:  

1. Separe o urgente do importante

Urgente: tudo aquilo que gera punição caso você não resolva no prazo estabelecido. Importante: tudo que ajuda a conquistar objetivos, sem prazo claro ou próximo. Algumas tarefas urgentes podem ser importantes. A diferença está em saber dosar, dando conta das pendências e também fazendo o que traz satisfação. Muitos estão presos no acúmulo de urgências, enquanto as coisas importantes ficam apenas no plano do sonho.

2. Fatie o que é importante nas tarefas

Mesmo que você crie uma lista de coisas importantes, há uma armadilha: objetivos não são tarefas. Um dos principais segredos do foco é aprender a transformar sonhos em ações práticas. Assim, você tem clareza do próximo passo. “Falar inglês fluentemente” é intimidador. “Marcar aula de inglês” é uma tarefa clara.

3. Divida tarefas em minitarefas

Cumprir tarefas dispara a sensação de prazer. Use isso a seu favor criando tarefas pequenas. O cérebro fica mais estimulado (e propenso a ter foco) quando sabe que poderá ter uma recompensa no curto prazo e não terá de esperar dias, semanas, meses. Se você está escrevendo um livro, não quebre o objetivo apenas em capítulos. Fatie em páginas – ou até em parágrafos.

4. Anote tudo

Você já passou por isso: senta para fazer algo, tenta se concentrar, mas a mente é invadida pela lembrança de outras tarefas. E você tenta esquecê-las, mas elas prejudicam a concentração. A solução é uma só: anote tudo isso, de preferência colocando prazos para resolver ou voltar a pensar no assunto.

5. Cuide do corpo

Encaramos o foco como um assunto da mente, mas ele também vem de um corpo saudável. Aquela dorzinha tira, sim, sua concentração. Se dorme pouco, perde horas produtivas do dia seguinte. Por outro lado, se você pegar no batente depois de ter feito academia, as tarefas não vão influenciar tanto o seu humor. Moral da história: agende tarefas chatas na sequência de uma sessão de exercícios.

6. Desligue focos de desatenção

Está calor e o ar-condicionado está estragado? Dê um jeito nisso. O ambiente de trabalho é barulhento? Fuja para outra sala. Nem sempre temos controle do ambiente, mas, sempre que possível, tente criar as condições mínimas para o foco.

7. Abrace rituais próprios

O ambiente de trabalho ficou legal? Hora de cuidar das suas manias. Se você precisa de música para se concentrar, capriche na playlist da estação de trabalho. Se o fone incomoda a orelha, livre-se dele. Se o sapato aperta, fique descalço. Cada um é refém de suas manias na hora de se concentrar. Portanto, leve-as a sério e crie o seu ritual. É um prazer pessoal e intransferível que ajuda a desempacar.

8. Replaneje

Tudo falhou. Você está atrasado e angustiado com o andamento das coisas. Calma: hora de reavaliar o planejamento. Jogue tarefas não urgentes para o futuro. Reduza as expectativas de concretizar grandes planos no prazo que criou. Peça ajuda caso esteja sobrecarregado. Você não precisa se comprometer a planejamentos que não estão funcionando. O importante é adotar o hábito de repensar tudo, todos os dias. E não empacar.